Perché il futuro del marketing passa dai workflow nel DAM

Due esempi dell’importanza di gestire insieme contenuti e processi

Maggiore traffico web equivale ad un maggior valore e volume degli asset da creare, organizzare e distribuire, rigorosamente in modalità collaborativa.

Ecco perché il workflow è – e sarà sempre più - una leva imprescindibile di un sistema per gestire gli asset digitali, capace di fondere controllo e flessibilità.

Sia per agenzie creative sia per le aziende di prodotto.

Indice:

 

Digitale: un boom che non si ferma più

Mentre scriviamo questo articolo, in un secondo (u-n s-e-c-o-n-d-o!) vengono visualizzati 95.000 video su YouTube, pubblicate 1.150 immagini su Instagram e ricercati 101.070 siti web ed e-commerce su Google1.

 

KPI di contenuti al secondo in Internet

 

Risaltare nel bel mezzo di questo traffico è complesso.

La soglia di attenzione media non supera gli 8 secondi2.

E per posizionarsi nella mente dei consumatori i brand di ogni settore giocano a un rubabandiera continuo, alimentato dalla produzione di nuovi asset che devono essere creati, pubblicati e organizzati in modo opportuno.

In questo blog abbiamo già speso molte parole sulla eccezionale crescita del numero di contenuti in circolo nei canali digitali dell’ultimo periodo. E delle conseguenze che questo ha per il mercato dei DAM.

1 Internetlivestats.com
2 Distratti cronici, la nostra soglia di attenzione dura 8 secondi, 11 novembre 2020, La Repubblica.

 

La collaborazione come chiave di volta per gestire gli asset digitali

Oggi, molte agenzie e aziende ricorrono a soluzioni per archiviare in modo centralizzato gli asset digitali.

Spesso, però, si sottovaluta l’importanza delle attività di creazione e approvazione di quei contenuti.

Si chiude un occhio sul calo della produttività causato da uno scambio di feedback non strutturato (tramite chat o e-mail, ad esempio). Non si considerano le risorse necessarie per gestire versioni differenti di uno stesso file. Né il tempo speso per approvare un contenuto.

Tuttavia, minimizzare i costi di gestione editoriale dei contenuti è cruciale, perché garantendo agilità al ciclo di vita degli asset digitali aumenta il ROI dei contenuti.

Semplificando, se gestire un asset mi costa meno le sue performance globali saranno migliori.

Perché questo avvenga è necessario che:

  • esistano dei processi digitali, cioè dei workflow
  • i workflow siano flessibili e gestibili in autonomia
  • i workflow siano integrati alla soluzione di gestione degli asset digitali (DAM).

Dopo una definizione di workflow e una panoramica sui possibili scenari di gestione dei processi di marketing, racconteremo due casi d’uso che ti aiuteranno a capire perché i workflow flessibili integrati alla gestione di asset digitali siano cruciali per il futuro del marketing.

 

Il flusso di lavoro digitale, alias il workflow

Ma cos’è un workflow? Letteralmente, il workflow è un processo, un flusso di lavoro digitale.

Nell’ambito del content marketing, sono i flussi di attività che, attraverso la collaborazione tra team differenti, portano alla creazione e all’approvazione di asset digitali come immagini, video, audio o documenti.

La gestione dei processi di marketing

In modo consapevole o no, quasi tutti i marketer prendono parte a dei processi approvativi.

Con alcune differenze però.

 

Controllo e flessibilità nei processi approvativi

 

In questa matrice abbiamo schematizzato le diverse modalità di collaborazione presenti all’interno dei team marketing, sulla base di due concetti fondamentali: controllo e fliessibilità.

  1. Nessun workflow. In assenza di controllo e flessibilità, il livello collaborazione è minimo e non esistono dei veri e propri processi approvativi né tantomeno workflow.
  2. Tool collaborativi destrutturati. Questa è la situazione in cui ricadono i marketer che, pur prendendo parte a dei processi approvativi, non collaborano tra loro tramite workflow integrati alla gestione globale dei contenuti. I feedback vengono scambiati attraverso tool come e-mail e chat aziendali, in modo flessibile ma destrutturato. Gestione e approvazione di un contenuto avvengono in modo rapido ma separato dal DAM. Sono strumenti che offrono flessibilità, ma comportano una totale assenza di controllo sul flusso approvativo.
  3. Workflow rigidi. In questo quadrante, sono inclusi i marketer che pur potendo contare su strumenti di workflow, collaborano secondo flussi prestabiliti a monte, la cui configurazione è complessa e non gestibile in autonomia dal singolo utente. Il limite principale di questi strumenti è dato proprio dalla mancanza di flessibilità per l’utente. Sebbene sia in grado di mantenere il controllo sui flussi di lavoro, può solamente prendervi parte passivamente e non è in grado di modellarli secondo le sue esigenze.
  4. Workflow flessibili. Questo quadrante rappresenta lo scenario ideale per i processi di marketing: pieno controllo e totale flessibilità. Collaborare attraverso workflow flessibili, consente di strutturare le attività secondo i propri obiettivi e al contempo monitorare in tempo reale lo stato in cui si trovano. Queste soluzioni, infatti, sono definite così perché ogni workflow è configurabile in autonomia, in modalità no code, senza la necessità di conoscere linguaggi di programmazione.

La soluzione win-win per la collaborazione nel marketing passa dalle DAM Platform, che includono funzionalità di workflow inquadrabili in quest’ultimo scenario, garantendo flessibilità e controllo lungo l’intero ciclo di vita degli asset.

È da qui che passa il futuro del marketing. Tanto delle agenzie quanto delle aziende di produzione.

 

Due casi d’uso di applicazione del workflow flessibile: agenzia e azienda

Entriamo nel vivo dei workflow flessibili con due casi pratici.

Caso d’uso #1: perché un’agenzia creativa ha bisogno di workflow flessibili

Pensiamo ad un’agenzia creativa che produce immagini, video, audio e documenti per decine e decine di clienti.

A seguito dei brief, i creativi si mettono al lavoro per produrre asset digitali che devono essere approvati da varie figure dei brand committenti.

Un approccio senza workflow complica la raccolta dei feedback, che avviene in modo destrutturato e rende impossibile un’analisi puntuale dello stato di avanzamento delle attività.

Con un workflow rigido, invece, pur strutturando e tracciando le attività da fare, diventa complesso personalizzare il flusso digitale per ogni singolo cliente.

Ad esempio, per aggiungere uno step approvativo differente o cambiare una regola per stabilire se un asset è da ritenersi approvato o meno, occorre che i marketer facciano ricorso a colleghi dell’area IT o a consulenti esterni con conoscenze di codice.

 

Flusso di lavoro per Agenzia Creativa

 

 

Per un’agenzia creativa, un workflow flessibile si rivela importante per almeno tre motivi:

  • permette ad ogni membro del team di collaborare in modo agile
  • consente di personalizzare con grande rapidità ogni singolo flusso, secondo le esigenze di ogni specifico cliente
  • permette di assegnare a ciascun cliente diritti di accesso differenziati ai flussi di lavoro e ai contenuti che li riguardano, garantendo piena riservatezza.
 

Caso d’uso #2: perché un’azienda multi brand ha bisogno di workflow flessibili

Pensiamo ora ad un’azienda di produzione multi-brand che comunica tramite vari canali digitali: sito web, e-commerce, catalogo digitale, social media e così via.

In queste realtà la produzione di asset digitali è continua e una gestione efficace dei workflow è opportuna, in primis per raggruppare attività tra loro correlate da un obiettivo comune. Ad esempio, si può immaginare che le attività di marketing del gruppo siano organizzate per brand e, per ciascuno di essi, siano previsti flussi di lavoro dedicati (come il lancio di un nuovo prodotto).

In questo scenario occorrono flussi di attività digitali strutturati ma flessibili che permettano – tanto ai team interni quanto a figure esterne come fotografi o agenzie, che dovranno avere permessi di accesso e visibilità sui flussi differenziati - di collaborare tra loro e di disegnare nuovi flussi con la piena autonomia.

 

Flusso di lavoro per Azienda Multibrand

 

Anche in questo caso la gestione flessibile dei workflow deve essere abilitata dalla DAM Platform.

Infatti, se la soluzione nella quale vengono archiviati gli asset è la stessa con la quale vengono approvati e distribuiti sui canali finali, l’azienda potrà non solo contare su un aggiornamento automatico del proprio hub ma anche dei propri touchpoint.

Concretamente, pensando ad un workflow che ha come obiettivo la creazione di un visual relativo ad un nuovo scatto si prodotto, si può stabilire che dopo l’approvazione di una o più figure designate, non solo l’asset verrà pubblicato all’interno del DAM ma sostituirà – in automatico – la vecchia immagine già presente su canali come sito, e-commerce e cataloghi digitali.

In questo senso, i DAM che offrono funzionalità di workflow flessibile sono il futuro del marketing, perché aumentano la produttività e riducono il time to market.

 

Workflow e DAM Platform: binomio vincente (e necessario) per gli asset digitali

Occorre andare oltre ad un semplice DAM quindi, scegliendo una DAM Platform che inglobi anche funzionalità di MRM, per la gestione a 360° delle risorse di marketing.

È quello che fa THRON: oltre a gestire tutti gli asset digitali, è fortemente orientata alla collaborazione. Ecco perché, tramite l’espansione THRON WORKFLOW, consente di costruire workflow no-code coerenti e flessibili.

Un riconoscimento molto importante per noi, che conferma la versatilità di THRON e delle sue espansioni. Oltre a farsi interprete della gestione degli asset digitali – come ogni DAM – THRON abilita la gestione dei flussi di lavoro e massimizza la collaborazione tra i colleghi, obiettivo chiave dei tool di MRM.

È anche per questo che Forrester ha incluso THRON nel suo report “Now Tech: Marketing Resource Management 1Q 2022”, overview che segnala 28 provider di soluzioni MRM a livello mondiale.

Workflow in THRON DAM Platform

Solo così, infatti, si possono gestire priorità senza dimenticare le scadenze, si evita il rumore che deriva dalla mancanza di controllo, non si ricorre a strumenti per condividere e richiedere feedback.

Si raccolgono cioè i benefici di una collaborazione estesa all’interno ciclo di vita degli asset digitali: dalla creazione alla distribuzione sui canali finali, passando per la loro approvazione e organizzazione.

 

 

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